Software de facturación Verifactu para abogados y despachos pequeños
Si ejerces la abogacía como autónomo o tienes un despacho pequeño en España, tu facturación tiene capas que otros profesionales no manejan. Cobras provisiones de fondos que mezclan anticipos de honorarios con suplidos judiciales, cada concepto con tratamiento fiscal distinto. Incluyes en la misma factura líneas de honorarios con IVA al 21% y líneas de suplidos fuera de base imponible. La retención IRPF aparece o no según si el cliente es empresa o particular. Y todo esto lo gestionas con datos especialmente sensibles: nombres de imputados, partes de divorcios, litigantes. Ahora, además, el software con el que facturas tiene que cumplir Verifactu.
La fecha que importa: 1 de julio de 2027
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027, según el calendario aplazado por el Real Decreto-ley 15/2025. El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, ya sea en modo Verifactu (remitiendo cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conservando registros con firma electrónica y registro de eventos).
Si facturas con Word, Excel o un programa que no va a actualizarse, estarás usando un sistema no conforme. La tenencia de software no certificado, debiendo estarlo, puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio (artículo 201 bis LGT). Lo que se sanciona es tener o usar un sistema que no cumple los requisitos del reglamento, no el mero hecho de facturar.
Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El RD 238/2026 ya está publicado, con despliegue escalonado a 12 y 24 meses desde una orden ministerial pendiente. Como abogado que factura a empresas y otros profesionales, estarás entre los primeros afectados.
Cómo factura realmente un abogado autónomo
Provisiones de fondos: el concepto que más errores genera
Al aceptar un encargo, el abogado solicita una provisión de fondos al cliente (art. 17 del Código Deontológico). Esa provisión puede tener dos destinos con tratamiento fiscal opuesto:
- Anticipo de honorarios: devenga IVA en el momento del cobro y está sujeta a retención IRPF. Hay que emitir factura de anticipo inmediatamente. En el contexto de Verifactu, ese registro debe generarse en el momento de la emisión, no cuando el abogado “se acuerde”.
- Provisión para suplidos futuros: no devenga IVA ni retención, porque el dinero se destina a pagar gastos en nombre y por cuenta del cliente (tasas judiciales, aranceles registrales, costes notariales).
El problema real es que la AEAT presume que toda provisión de fondos es ingreso por honorarios. Corresponde al abogado probar lo contrario mediante el libro-registro de provisiones de fondos y suplidos. Un software que no distinga ambos conceptos obliga a llevar ese control fuera del sistema, con el riesgo que implica.
Suplidos: fuera de base imponible, pero con condiciones
Los suplidos son cantidades pagadas a terceros en nombre y por cuenta del cliente: tasas judiciales (modelo 696/695), aranceles registrales, honorarios de procurador y costes de notaría. Para ser suplido válido, el justificante debe estar a nombre del cliente y repercutirse por el importe exacto, sin margen. Si el justificante lleva el NIF del abogado, pasa a ser gasto propio repercutido: entra en base imponible con IVA al 21% y retención. El software debe permitir líneas de suplido diferenciadas en la misma factura que los honorarios.
Retención IRPF variable según el cliente
La abogacía es actividad profesional (sección segunda IAE). Toda factura a empresa o profesional lleva retención IRPF del 15% (7% los tres primeros años). Pero cuando el cliente es un particular — divorcios, herencias, reclamaciones de consumo —, no hay retención. El abogado alterna ambos perfiles a diario; si el software no aplica la retención automáticamente según el tipo de cliente, cada factura requiere revisión manual.
La factura final: descontar lo anticipado
Al cerrar un asunto, el abogado emite la factura definitiva: honorarios totales menos anticipos ya facturados, más suplidos documentados. Si el software no vincula anticipos con la factura final, la conciliación se hace a mano y los errores se arrastran a la declaración trimestral.
Qué criterios importan más al abogado
- Conformidad con Verifactu — Imprescindible. Sin software conforme antes de julio de 2027, no hay alternativa.
- Precio — Medio. Un despacho pequeño asume 12-25 euros/mes, pero no necesita módulos de inventario ni logística.
- Acceso móvil — Bajo. El abogado factura desde el ordenador del despacho.
- Facturación intracomunitaria — Bajo. La mayoría de asuntos son de jurisdicción española.
- Migración desde Excel — Medio. Muchos despachos llevan años con Excel o Word y necesitan importar clientes y datos históricos.
- Módulos (estimación objetiva) — Irrelevante. Los abogados tributan en estimación directa.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu permite líneas diferenciadas en la misma factura, lo que facilita separar honorarios de suplidos. Su sistema de facturas recurrentes sirve para igualas o retainers con clientes estables, y el panel de cobros muestra el estado de cada factura (emitida, vencida, cobrada). Soporta importación de datos y facturación intracomunitaria. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Holded ofrece gestión de proyectos y CRM integrado con la facturación. Cada asunto (el divorcio del cliente X, la reclamación de la empresa Y) puede tener su proyecto asociado con facturas de anticipo, factura final y gastos vinculados. Soporta facturación intracomunitaria e importación de datos. El precio es más alto y hay funciones (inventario, logística) que no aplican a un despacho. Holded no dispone de programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
Billin (~6,60 euros/mes plan Básico)
Billin ofrece facturación con retención IRPF configurable e importación de datos a 6,60 euros/mes, el plan de pago más económico del catálogo. No soporta facturación intracomunitaria, irrelevante si tu clientela es nacional. Tiene app móvil, aunque para este perfil no sea prioritaria. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante (software de TeamSystem conectado a la AEAT).
Preguntas frecuentes
¿Tengo que emitir factura cuando cobro una provisión de fondos?
Depende del destino. Si anticipa honorarios, sí: hay devengo del IVA en el cobro y debes emitir factura de anticipo con IVA al 21% y retención IRPF (si el cliente es empresa). Si es exclusivamente para suplidos futuros, no hay obligación de facturar, pero sí de anotarlo en el libro-registro de provisiones y suplidos. Recuerda: la AEAT presume que toda provisión es ingreso por honorarios; la carga de la prueba es tuya.
¿Cómo reflejo los suplidos en la factura?
Los suplidos van como líneas separadas, fuera de la base imponible, sin IVA ni retención. El justificante debe estar a nombre del cliente. Si está a tu nombre, no es suplido: es gasto propio repercutido con IVA al 21%.
¿Qué pasa con la confidencialidad de los datos de mis clientes en un software cloud?
Los datos de un despacho incluyen información especialmente sensible. El software cloud debe cumplir RGPD, tener servidores en la UE y ofrecer cifrado en tránsito y en reposo. El secreto profesional (art. 542.3 LOPJ, art. 5 Código Deontológico) te obliga a garantizar la confidencialidad también en herramientas digitales. Revisa la política de privacidad del proveedor antes de contratar.
¿Necesito Verifactu si solo soy un abogado autónomo con pocos clientes?
Sí. La obligación aplica a todos los autónomos antes del 1 de julio de 2027, independientemente del volumen. Un abogado que emite 5 facturas al mes tiene la misma obligación que uno que emite 50. Con la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece además en el horizonte, prepararse ahora evita una segunda migración.
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Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.