Software de facturación Verifactu para arquitectos y aparejadores
Si eres arquitecto o aparejador autónomo en España, un solo proyecto de vivienda genera entre cuatro y seis facturas escalonadas en meses: anteproyecto, básico, ejecución, dirección de obra y recepción. Cada una vinculada al mismo expediente y PEM. Además, repercutes al cliente las tasas de visado del COA como suplido, con tratamiento fiscal distinto al de tus honorarios. Todo eso, ahora, tiene que pasar por un sistema conforme con Verifactu.
La fecha que importa: 1 de julio de 2027
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027, según el calendario aplazado por el Real Decreto-ley 15/2025. El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, ya sea en modo Verifactu (remitiendo cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conservando registros con firma electrónica y registro de eventos).
Si facturas con Excel o con un programa que no va a actualizarse, estarás usando un sistema no conforme. La tenencia de software no certificado, debiendo estarlo, puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio (artículo 201 bis LGT). Lo sancionable es tener o usar un sistema que no cumple los requisitos, no el mero hecho de facturar.
Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El RD 238/2026 ya está publicado, con despliegue escalonado a 12 y 24 meses desde una orden ministerial pendiente. Facturando a promotoras y constructoras, estarás entre los primeros afectados.
Cómo factura realmente un arquitecto autónomo
Honorarios por fases: cada hito, una factura
La práctica estándar es cobrar por fases, no al final. Los porcentajes exactos los fija la hoja de encargo con el promotor (no hay tarifa vinculante desde la Ley Ómnibus de 2009), pero un reparto orientativo habitual es:
- Anteproyecto: 15-20%. Se factura al entregar la documentación al promotor.
- Proyecto básico: 25-30%. Se factura al visado en el COA y registro en ayuntamiento.
- Proyecto de ejecución: 30-35%. Factura al completar el visado de ejecución.
- Dirección de obra: fraccionada en certificaciones mensuales vinculadas al avance de obra.
- Recepción de obra: 5-10% final, al acta de recepción.
Todas estas facturas deben vincularse al mismo expediente. Si el software no permite asociar varias facturas a un proyecto, la conciliación entre lo presupuestado, lo facturado y lo cobrado acaba en una hoja de cálculo paralela. Con Verifactu, cada factura genera un registro que debe cumplir integridad y trazabilidad: no puedes reconstruir la secuencia después.
Visados colegiales: suplido con trampa fiscal
Cuando el proyecto requiere visado obligatorio del COA, el arquitecto paga la tasa y la repercute al cliente. Si el justificante está a nombre del cliente, es suplido válido: línea separada, fuera de base imponible, sin IVA. Pero si el justificante lleva el NIF del arquitecto, pasa a ser gasto propio repercutido con IVA al 21% y retención.
Un software que no permita líneas de suplido diferenciadas obliga a emitir facturas separadas o a llevar el control fuera del sistema, con riesgo de error en la declaración trimestral.
Retención IRPF variable según el cliente
La arquitectura es actividad profesional (sección segunda del IAE). Toda factura a promotora, constructora u otro profesional lleva retención IRPF del 15% (7% los tres primeros años). Pero cuando el cliente es un particular (reforma de vivienda, certificado energético, informe ITE), no hay retención. El arquitecto alterna ambos perfiles continuamente; si el software no aplica la retención automáticamente según el tipo de cliente, cada factura requiere revisión manual.
Colaboraciones entre profesionales
En proyectos de envergadura, el arquitecto subcontrata ingenieros de instalaciones, calculistas o consultores. Cada colaborador emite factura al arquitecto (con retención IRPF si es autónomo), y el arquitecto integra ese coste o lo repercute al promotor. El software debe gestionar facturas emitidas y recibidas vinculadas al mismo proyecto.
Qué criterios importan más al arquitecto
- Conformidad con Verifactu — Imprescindible. Sin software conforme antes de julio de 2027, no hay alternativa.
- Precio — Medio. Un estudio pequeño asume 12-25 euros/mes, pero no necesita módulos de inventario ni logística.
- Acceso móvil — Bajo. El arquitecto factura desde el estudio, no en la obra. Las visitas a obra son para dirección, no para emitir facturas.
- Facturación intracomunitaria — Bajo. La inmensa mayoría de proyectos son de jurisdicción española.
- Migración desde Excel — Medio. Muchos estudios llevan años con hojas de cálculo para el control de honorarios por proyecto y necesitan importar clientes y datos históricos.
- Módulos (estimación objetiva) — Irrelevante. Los arquitectos tributan en estimación directa.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu permite líneas diferenciadas en la misma factura, lo que facilita separar honorarios de suplidos como el visado colegial. Las facturas recurrentes sirven para certificaciones mensuales de dirección de obra, y el panel de cobros muestra el estado de cada factura, algo crítico con plazos de cobro de 60-90 días. Soporta importación de datos e intracomunitario. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Holded ofrece gestión de proyectos integrada con la facturación: cada expediente de obra puede tener su proyecto con facturas por fase y gastos vinculados, resolviendo el problema de vincular 4-6 facturas a una referencia común. Soporta intracomunitario e importación. El precio es más alto y tiene funciones (inventario, logística) irrelevantes para un estudio. Holded no dispone de programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
Billin (~6,60 euros/mes plan Básico)
Billin ofrece facturación con retención IRPF configurable e importación de datos a 6,60 euros/mes, el plan de pago más económico del catálogo. Es una opción práctica para el aparejador o arquitecto unipersonal que factura certificaciones, informes ITE/IEE y certificados energéticos sin la complejidad de proyectos de obra nueva. No soporta facturación intracomunitaria, irrelevante si tu clientela es exclusivamente nacional. Tiene app móvil, aunque para este perfil no sea prioritaria. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante (software de TeamSystem conectado a la AEAT).
Preguntas frecuentes
¿Cómo reflejo el visado colegial en la factura?
El visado del COA se repercute al cliente como suplido: línea separada, fuera de la base imponible, sin IVA adicional. La condición es que el justificante de pago al colegio esté a nombre del cliente. Si está a tu nombre, deja de ser suplido y entra en base imponible con IVA al 21%. Desglosar honorarios y visado en líneas separadas es obligatorio para una facturación correcta.
¿Tengo que emitir factura en cada fase del proyecto?
Sí, si cobras en cada fase. El IVA se devenga en el momento del cobro o de la prestación del servicio, lo que ocurra primero. Cada pago parcial por hito (anteproyecto, básico, ejecución) genera obligación de emitir factura. Con Verifactu, además, cada factura debe generar su registro de alta con integridad y trazabilidad en el momento de la emisión.
¿Qué retención IRPF aplico si facturo a un particular que reforma su vivienda?
Ninguna. La retención IRPF del 15% (o 7% los tres primeros años) solo se aplica cuando el destinatario es empresa o profesional en estimación directa. Si tu cliente es un particular que te encarga un proyecto de reforma, un certificado energético o un informe de ITE, la factura lleva IVA al 21% pero sin retención.
¿Necesito Verifactu si soy un estudio pequeño con pocos proyectos al año?
Sí. La obligación aplica a todos los autónomos antes del 1 de julio de 2027, independientemente del volumen de facturación. Un arquitecto que emite 5 facturas al mes tiene la misma obligación que uno que emite 50. Con la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece además en el horizonte, prepararse ahora evita una segunda migración.
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Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.