Software de facturación Verifactu para coaches y formadores online
Si vendes cursos online, mentorías o infoproductos como autónomo en España, tu facturación tiene una complejidad que no comparten otros profesionales: cobras a través de plataformas como Stripe o Hotmart que retienen comisiones y liquidan en bloque, tus clientes pueden estar en cualquier país de la UE (con consecuencias directas sobre el IVA que aplicas), y la frontera entre formación exenta y formación sujeta a IVA genera confusión trimestre tras trimestre. A todo eso se suma ahora la obligación de que tu software de facturación sea conforme con Verifactu.
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027, según el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, ya sea en modo Verifactu (enviando cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conservando los registros con firma electrónica y registro de eventos).
La tenencia de software no conforme puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio según el artículo 201 bis de la LGT. La sanción no es por facturar mal, sino por usar o tener un sistema informático que no cumple los requisitos del reglamento.
El día a día de facturar como coach o formador online
Decenas de microtransacciones y la pesadilla de conciliar
Un formador online que vende un curso de 47 euros puede tener 80 ventas en un mes. Stripe cobra su comisión (habitualmente un 1,4% + 0,25 euros por transacción en Europa) y liquida el neto en tu cuenta cada pocos días. Hotmart retiene un porcentaje mayor si gestiona afiliados. El resultado: recibes un ingreso en tu banco que no coincide con ninguna factura individual. Tienes que emitir factura por el importe bruto de cada venta (los 47 euros), no por lo que recibes, y contabilizar la comisión de la plataforma como gasto deducible aparte. Con volumen alto, esto se convierte en un trabajo de conciliación que sin automatización consume horas cada mes.
IVA en servicios electrónicos: el 21% no siempre vale
Aquí es donde muchos coaches cometen errores fiscales. Los cursos grabados, ebooks y contenidos descargables son servicios prestados por vía electrónica a efectos del IVA. Cuando el comprador es un particular (B2C) residente en España, aplicas el 21%. Pero cuando el particular reside en otro país de la UE, las reglas cambian:
- Hasta 10.000 euros anuales en ventas B2C intra-UE: puedes seguir aplicando el IVA español (21%).
- Superados los 10.000 euros: debes aplicar el IVA del país de destino del cliente (por ejemplo, 19% en Alemania, 22% en Italia) y declararlo trimestralmente a través del régimen de ventanilla única OSS (modelo 369 de la AEAT).
Si tu cliente es una empresa o profesional de otro país UE (B2B), aplica la inversión del sujeto pasivo: facturas sin IVA, y tu factura debe incluir el NIF-IVA del cliente y la mención “inversión del sujeto pasivo”. En este caso necesitas un software que soporte facturación intracomunitaria real.
Y ojo: las sesiones de coaching individual en directo (por Zoom, por ejemplo) no son “servicios electrónicos” sino servicios profesionales genéricos, con reglas de localización distintas. La distinción entre un curso grabado (servicio electrónico) y una mentoría en vivo (servicio profesional) afecta directamente al tratamiento del IVA.
Formación reglada vs. no reglada: la trampa del IVA exento
Solo está exenta de IVA la formación reglada: la que imparten centros acreditados dentro del sistema educativo oficial o entidades inscritas en el registro estatal con planes formativos aprobados. El coaching, la mentoría de negocios, los cursos de desarrollo personal y los talleres online sin reconocimiento oficial son formación no reglada y tributan al 21% de IVA, sin excepción.
Un error frecuente es creer que por impartir “formación” se puede facturar exento. La consulta vinculante de la DGT es clara: si no estás acreditado como centro de formación reglada, tu actividad está sujeta y no exenta.
Formación bonificada FUNDAE
Si impartes formación para empresas bonificada por FUNDAE, la factura tiene requisitos específicos que un software genérico no contempla: horas lectivas, modalidad (online/presencial), fechas del curso, temario y código de acción formativa. Si tu software no permite añadir estos campos de forma estructurada, acabas redactándolos a mano en el concepto, con riesgo de que la empresa no pueda bonificarse y pierdas al cliente.
Qué criterios importan más (y menos) para el coach online
- Conformidad con Verifactu — Obligatorio. Sin software conforme antes de julio de 2027, no hay alternativa.
- Facturación intracomunitaria — Peso medio-alto para este perfil. Si vendes cursos digitales a alumnos de la UE, necesitas soporte de IVA intracomunitario, inversión del sujeto pasivo y, idealmente, integración con el régimen OSS.
- Precio — Un coach que emite 30-100 facturas al mes (muchas de importes pequeños) necesita un plan que no cobre por factura. Planes de 12-15 euros son razonables.
- Migración desde Excel — Muchos formadores arrancan facturando con plantillas. Importar la base de datos de alumnos/clientes existente ahorra semanas.
- Acceso móvil — Bajo peso. El coach trabaja desde ordenador con conexión estable; no necesita facturar desde el móvil en un evento.
- Módulos — Irrelevante. Los coaches tributan en estimación directa (epígrafes IAE habituales: 826, 932), no en régimen de módulos.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu destaca por la conexión bancaria automática, lo que ayuda a conciliar los ingresos que llegan de Stripe o la pasarela de pagos con las facturas emitidas. Soporta facturación intracomunitaria, útil cuando vendes cursos a alumnos de otros países UE. La importación de datos facilita la transición desde Excel. Para el coach con volumen medio que necesita controlar las comisiones de plataforma como gasto deducible, es una opción sólida. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
B2Brouter (Free + 110 €/año, ~9 euros/mes)
Enfocado en facturación electrónica y operaciones B2B, con soporte de facturación intracomunitaria nativo. Para el formador que trabaja con empresas (formación corporativa, FUNDAE, clientes B2B internacionales), la gestión de inversión del sujeto pasivo y la emisión de facturas electrónicas estructuradas es una ventaja real. El plan gratuito permite empezar sin coste. No tiene app móvil, pero para un coach que trabaja desde ordenador esto no es un inconveniente. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante, con envío a la AEAT incluido en todos sus planes.
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Ecosistema completo con facturación, contabilidad y CRM integrados. Para el formador con academia online propia que quiere vincular cada factura a un producto o programa formativo, el CRM integrado puede resultar útil para segmentar alumnos por curso y controlar la recurrencia de las membresías. Soporta facturación intracomunitaria e importación de datos. El precio es más alto y algunas funciones (inventario, logística) no aplican. Holded no tiene programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que emitir factura por cada venta de un curso online de 19 euros?
Sí. Cada venta genera una operación sujeta a IVA y obligación de documentarla. En ventas a particulares (B2C) puedes emitir facturas simplificadas (equivalentes al antiguo ticket) si el importe no supera los 400 euros, lo que simplifica el proceso. Pero cada operación debe quedar registrada. Si usas una plataforma como Hotmart que emite facturas en tu nombre, revisa si esas facturas cumplen los requisitos españoles y si están cubiertas por tu sistema Verifactu.
¿Qué pasa si vendo cursos a alumnos de Francia o Alemania?
Si son particulares (B2C) y tus ventas B2C intra-UE superan los 10.000 euros anuales, debes aplicar el IVA del país del alumno y declararlo trimestralmente mediante el régimen OSS (modelo 369). Si son empresas (B2B), facturas sin IVA con inversión del sujeto pasivo, incluyendo el NIF-IVA del cliente. En ambos casos necesitas un software que soporte estos tipos de factura.
¿Mi coaching individual por Zoom lleva IVA?
Sí, al 21% cuando el cliente está en España. La sesión de coaching en directo no se considera “servicio electrónico” (no es automatizada), sino un servicio profesional. La regla de localización es distinta a la de un curso grabado: en B2B se localiza donde está establecido el cliente; en B2C, donde está establecido el prestador (tú, en España). Si facturas a un particular español, 21%. Si facturas a una empresa alemana, inversión del sujeto pasivo.
¿Me afecta la factura electrónica obligatoria entre empresas?
Sí. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El reglamento ya está publicado (RD 238/2026), pero la fecha concreta de aplicación depende de una orden ministerial pendiente que fijará el escalonamiento a 12 y 24 meses. Si facturas a empresas (formación corporativa, FUNDAE), te afectará. Anticiparse eligiendo software que ya soporte factura electrónica estructurada evita una segunda migración.
Haz el test de decisión
Responde a unas pocas preguntas sobre tu situación real — tipo de clientes, volumen de ventas, plataformas que usas — y te recomendamos la opción más ajustada de nuestro catálogo.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas de tu actividad. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.